Il fondamentale ruolo di hostess e steward per la buona riuscita degli eventi

L’organizzazione di un evento, sia esso una fiera, un congresso, una conferenza o un’inaugurazione, rappresenta un momento cruciale per le aziende e i brand. L’obiettivo principale è comunicare nel migliore dei modi la propria immagine e i propri valori distintivi. In questo contesto, la scelta di hostess e steward professionali e adeguatamente formati riveste un ruolo chiave per il successo complessivo dell’evento.

Le molteplici mansioni di hostess e steward durante un evento

Le hostess e gli steward che operano negli eventi hanno mansioni ed obiettivi ben definiti che è fondamentale conoscere per comprenderne il ruolo strategico:

• Gestire con competenza e cortesia l’accoglienza e l’assistenza degli ospiti, facendoli sentire a proprio agio
• Occuparsi della registrazione ordinata dei partecipanti, eventualmente presso desk o postazioni dedicate
• Gestire in modo efficiente il guardaroba, assicurando la corretta custodia degli effetti personali
• Fornire supporto professionale per mostre ed esposizioni, spiegando le opere e fornendo dettagli su richiesta
• Distribuire materiale informativo come brochure, cataloghi e gadget in base alle necessità
• Gestire le postazioni di lavoro, assicurando la disponibilità di quanto necessario per i relatori
• Curare il servizio catering, aiutando il personale e gestendo gli ospiti
• Instradare ordinatamente il pubblico verso le aree desiderate, come l’area congressi

Oltre a queste mansioni prettamente operative, hostess e steward svolgono un ruolo chiave come biglietto da visita dell’evento, essendo il primo contatto che gli ospiti hanno con il brand. La loro presenza attenta, competente e cortese contribuisce a trasmettere un’immagine positiva e professionale.

I criteri per selezionare hostess e steward adatti ad un evento

Nella scelta delle hostess e degli steward da impiegare in un determinato evento ci sono alcuni aspetti fondamentali da considerare:

• Presenza curata ed adeguata al contesto. L’abbigliamento e l’aspetto complessivo devono rispecchiare l’immagine desiderata dal brand.
• Ottima padronanza della lingua inglese e possibilmente di una seconda lingua. La comunicazione con ospiti internazionali è essenziale.
• Spiccate capacità comunicative e relazionali. L’attitudine ad entrare in sintonia con gli ospiti è un must.
• Problem solving. Saper gestire imprevisti e problematiche con prontezza e professionalità.
• Predisposizione al lavoro in team. Hostess e steward devono integrarsi al meglio con lo staff.
• Puntualità e precisione. Rispettare i tempi è fondamentale per la buona riuscita dell’evento.
• Capacità di gestire lo stress, mantenendo la calma anche negli momenti più concitati.

Per trovare hostess e steward in possesso di queste caratteristiche, è fortemente consigliato rivolgersi ad agenzie di professionisti, come LeBaccanti, che effettuano un’attenta selezione e formazione specifica.

Perché sono figure chiave per l’immagine aziendale

La presenza di hostess e steward motivati, competenti e perfettamente integrati nell’evento è un fattore strategico per trasmettere al meglio l’immagine aziendale. Ecco i principali motivi:

• Rappresentano il biglietto da visita dell’azienda per gli ospiti, che traggono da loro una prima impressione del brand
• Diffondono un’immagine professionale, positiva e adeguata al contesto
• Garantiscono un servizio efficiente e di qualità fondamentale per il successo dell’evento
• Gestiscono al meglio l’accoglienza e l’assistenza degli ospiti, facendoli sentire a proprio agio
• Il loro operato contribuisce fortemente alla buona riuscita complessiva dell’evento
• Aiutano l’azienda a valorizzare la propria immagine di marca negli eventi in cui è presente

Per tutti questi motivi, investire in hostess e steward selezionati, formati e gestiti da professionisti è una scelta strategica per affermare con successo l’immagine aziendale in occasione di eventi, manifestazioni e appuntamenti di rilievo.